Il termine “Smart Working”, spesso tradotto anche come “lavoro fluido”, è inteso come “una nuova modalità di
esecuzione della prestazione lavorativa stabilita mediante accordo tra le
parti, da eseguire in parte all’interno delle strutture aziendali e in parte
all’esterno, senza una postazione fissa, con il possibile utilizzo di strumenti
tecnologici per lo svolgimento dell’attività lavorativa. L’unico limite deriva
dalla durata massima dell’orario di lavoro”.
Uno
dei principali obiettivi risiede nella conciliazione tra le esigenze
individuali del lavoratore, con quelle dell’impresa. Si attraversano forme di
flessibilità lavorativa (ora e luogo), fino a forme di welfare aziendale, per
rendere più facile la vita di lavoratori-genitori impegnati in forme di
assistenza parentale. L’evoluzione culturale sta abbattendo rapidamente le barriere
del presenzialismo e del controllo, accogliendo a pieno ritmo nuovi stili di
leadership (basati sulla fiducia che i manager ripongono nelle loro risorse
umane) e nuove modalità di lavoro (lavorare per obiettivi imparando a gestire
il proprio tempo a disposizione).
Si è disseminata molto velocemente, una robusta convinzione con l’idea che lo smart working agisca positivamente sul work-life balance del singolo lavoratore e, che a sua volta, garantisca un notevole aumento della produttività.
Vantaggi aziendali
Appare che, i dipendenti che lavorano in modalità “smart,” siano portati a lavorare più ore rispetto ai colleghi in sede e a diventare più produttivi;
aumenta la capacità di
attrarre i talenti migliori grazie alla possibilità di organizzare gli
spostamenti in maniera flessibile, quindi di attrarre anche i talenti che
risiedono in posti lontani dalle sedi aziendali;
si
riducono l’ assenteismo e il tasso di turnover perché per le persone è più
facile riuscire ad organizzare in maniera equilibrata impegni privati e
lavorativi e risultano inoltre, maggiori benefici derivanti dall’autogestione
in termini di responsabilità (evitando il ricorso a forme di lavoro part-time).
La riduzione dell’assenteismo e anche degli straordinari, porta ad una notevole
riduzione dei costi del lavoro.
La
ridefinizione degli spazi fisici (secondo la logica Activity Based Work),
ha un forte impatto sulla produttività del lavoratore oltre a comportare
un’ulteriore riduzione dei costi (immobiliari) dato dal consolidamento degli
spazi grazie alle persone che lavorano in mobilità.
Infine,
l’utilizzo di strumenti tecnologici che permettono la comunicazione, vanno a
beneficiare sul coordinamento, in quanto i dipendenti posso essere sempre
aggiornati (circa ad esempio l’avanzamento del lavoro condotto in team, oppure
per accedere ai dati necessari al fine di poter prendere decisioni in poco
tempo).
Da un punto di vista globale, le aziende riescono a mostrarsi reattive ai cambiamenti ambientali e ciò, porta inevitabilmente ad un miglioramento della loro immagine aziendale, potendo così beneficiare di una situazione di vantaggio rispetto agli altri competitor.
Vantaggi per i dipendenti
I lavoratori
ottengono benefici su diversi piani, sia a livello professionale, sia a
vantaggio della propria vita privata. Sono più soddisfatti riguardo lo sviluppo
della propria carriera e l’acquisizione di abilità e conoscenze; tale
soddisfazione, si riflette in un miglioramento della qualità della vita e del work-life balance, oltre che in un notevole abbassamento dello stress psico-fisico.
Non devono
sostenere ingenti costi di spostamento e riescono ad evitare il tempo speso per
il pendolarismo trasformandolo in tempo utile da poter passare con la propria
famiglia o da dedicare ad attività di svago;
riescono ad
organizzare meglio le proprie giornate e a conciliare esigenze personali con
quelle professionali (risulta vantaggioso specialmente per le donne madri, che
riescono a dedicare più tempo alla cura dei propri figli).
Anche in caso
di rientro dalla maternità o da assenze per malattie gravi, la modalità smart
working consente un graduale reinserimento del dipendente in azienda,
prevenendo possibili condizioni di stress.
La riduzione
dei tempi di spostamento, gli orari flessibili, la possibilità di scegliere il
luogo di lavoro, sembrano essere il “punto di arrivo” di ogni dipendente che si
sente parte integrante di una realtà aziendale.
Lo smart working
ha portato benefici anche all’ambiente e alla società di riferimento. Ha stimolato
la valorizzazione degli spazi urbani che accolgono i lavoratori in mobilità (aeroporti,
ristoranti, bar, biblioteche …) e, grazie alla diminuzione del pendolarismo
sono diminuiti il traffico e l’inquinamento.
La diminuzione del traffico ha comportato un abbattimento delle emissioni di CO2 nell’ambiente, considerato il minor numero di viaggi medi di lavoro; a tal proposito, la posizione competitiva aziendale può migliorare anche grazie alla condivisione di best - practices basate sul tema della sostenibilità ambientale.
Smart Working post Covid-19
Con il verificarsi della diffusione del Covid-19, causa della più diffusa pandemia mondiale ancora in corso, grazie allo Smart Working la maggior parte delle aziende è riuscita sopravvivere, evitando così tutti i rischi connessi al contagio sul luogo di lavoro. Sono diverse le organizzazioni che hanno deciso di non fermarsi, bensì di adattarsi al nuovo contesto, seppur sfidante, fornendo a tutti i propri dipendenti device elettronici e sistemi di comunicazione istantanei.
I lavoratori si sono mostrati reattivi al cambiamento e capaci di adattarsi a nuove tecnologie. Seppure lo Smart Working è un fenomeno di recente diffusione e la nuova routine sedentaria è stata una delle cose che più he segnato il cambiamento, è possibile restare produttivi seguendo alcune buone norme:
- Predisporre una postazione lavorativa che dia l'idea di essere su una scrivania da ufficio.
Munirsi di schermo, sedia ergonomica, mouse, tastiere, buona luce e predisporsi di tutti gli strumenti utili utilizzati dapprima nella sede di lavoro.
- Essere il manager di se stesso
Indipendentemente dal proprio livello e inquadramento professionale, una corretta autogestione è uno dei requisiti dello Smart Working. All'inizio di ogni giornata bisogna chiarire gli obiettivi a breve termine, organizzare riunioni e virtual meeting che ti aiutino a soddisfarli (soprattutto se si lavora in team), creare una lista di priorità e definire le urgenze. A fine giornata scrivere un recup delle proprie attività, sarà utile a riprendere le stesse il giorno seguente, senza troppi sforzi di memoria.
- Non perdere il rapporto con i colleghi.
Organizzare Call e Video-call oltre che per esigenze lavorative, anche per scambiare le chiacchiere che prima si scambiavano dinanzi alla macchinetta del caffè o al bar di zona.
- Concedersi le giuste pause
Non portare il pc ovunque è un Must! Rispettare gli orari di pausa, senza interruzioni, è l'unico modo per staccare dalla vita lavorativa. Se sei costretto a stare in casa tutto il giorno e dover lavorare, non vuol dire bisogna lavorare tutto il giorno.
- Dividere la sfera lavorativa da quella privata
Concedersi momenti di distrazione durante i minuti di pausa va più che bene, ma non si deve permettere che la propria vita privata distragga lo svolgimento delle attività lavorative.
Lo stato di emergenza ancora in corso ha probabilmente modificato per sempre il "vecchio stile" di lavoro, non ci resta che adattarci!